Etapas para la creación de sitios web

Existen múltiples metodologías para la creación y publicación de sitios web, que van desde la experimentación hasta la consecución de complejas etapas que indagan por cada una de las consideraciones del proyecto.

No existe un paso a paso único. Es imposible. Todo depende de la forma y el fondo del proyecto, así como de las expectativas y la rigurosidad de quienes participan en él.

Así, encontramos sitios web que pueden ser valorados entre 30 y 50 dólares, hasta ambiciosos recursos digitales que suponen inversiones de miles de dólares.

Aquí sí aplica la famosa respuesta: «depende».

Cómo crear un sitio web

Desde los inicios de e-Lexia.com (en 2004), hemos identificado, adaptado y aplicado un par de metodologías que logran dar respuesta a las necesidades de nuestros clientes y facilitan nuestro trabajo.

Estas metodologías tienen elementos comunes. Al final, lo que buscan es lograr un canal que permita la publicación de historias y la oferta de servicios interactivos y transaccionales.

En e-Lexia.com hemos consolidado la experiencia de estas dos décadas en un proceso de ocho etapas, donde se reúnen asuntos filosóficos, estratégicos, editoriales, gráficos y tecnológicos.

Como se mencionó, la presencia de estas etapas no es obligatoria en cada proyecto. Solo sirven como aproximación al proceso que inicia.

Por ejemplo, la más reciente versión de nuestro sitio web obedeció a una actividad de experimentación, pues estaba clara la oferta de contenidos y los canales de comunicación. Las ocho etapas no se hicieron presentes en su totalidad.

El reto del comunicador digital está en identificar las particularidades de la actividad y aplicar las etapas que mejor tributen a ellas.

Etapa 1. Briefing

Si hay un verbo que resuma este momento es «conversar».

En el entorno del mercadeo, el briefing se refiere a un documento que orienta la comunicación entre clientes y proveedores.

Este tiene por objetivo identificar y consolidar ideas, objetivos, expectativas, necesidades y demás consideraciones del proyecto que se pretende comenzar.

El documento también se conoce bajo el nombre «definición de requerimientos», término utilizado en ambientes de desarrollo de software.

Uno u otro, lo que se busca en esta etapa es la claridad en lo que se pretende hacer.

En e-Lexia.com hemos desarrollado un documento que reúne 40 preguntas orientadoras, distribuidas en los siguientes tópicos:

• Estrategia y filosofía.
• Línea editorial y comunicativa.
• Línea gráfica.
• Desarrollo tecnológico.
• Estrategias para redes sociales.
• Sobre la pauta.
• Otras consideraciones.

Etapa 2. Análisis y diagnóstico

Una vez obtenida la información, es momento de valorar -cuantitativa y cualitativamente- el estado de esta y su relación con el proyecto y los demás elementos que se conectan a él.

Para hacerlo sencillo, se inicia por establecer la suficiencia, claridad y precisión del briefing.

Hay que recordar que este documento se logra de manera colaborativa. El briefing es evidencia de las conversaciones entre las partes; así, mientras más voces, más completo será.

Sin embargo, hay que ser inteligentes y prácticos sobre la participación de todas las áreas de la empresa. Está bien la «democracia», pero hay momentos donde la estrategia debe primar.

En este análisis comienzan a identificarse perfiles de trabajo, tiempos de producción y requerimientos técnicos; insumos que sirven a la siguiente etapa.

Continuando con el análisis y diagnóstico, es momento de identificar qué logros ha obtenido el cliente.

Excepto que sea un proyecto de «hace cinco minutos», es seguro que toda empresa tiene bocetos, contenidos, esquemas y demás elementos que sirven al cumplimiento de las actividades.

Como sucede en los discursos políticos «hay que construir sobre lo construido».

Aquí es donde entra el diagnóstico, que va sobre valorar esos avances.

Por ejemplo, si el proyecto busca la optimización del sitio web, la recomendación es evaluar los elementos que hoy operan y recuperar aquellos que generan impacto positivo en la estrategia digital.

Por último, este análisis y diagnóstico considera asuntos endógenos y exógenos, es decir, las situaciones internas de la empresa que conectan con el sitio web y las prácticas y tendencias que logra la competencia y el mercado, respectivamente.

Etapa 3. Estructuración y planificación

Es momento de ordenar el equipo de trabajo y los recursos técnicos, bajo un diseño cronológico que establezca tiempos de inicio, evaluación y finalización.

Sobre el talento humano, es necesario definir los perfiles, haciendo hincapié en la experticia que requiere cada etapa.

No todo comunicador -por ejemplo- es apto para liderar una estrategia de contenidos digitales. Asimismo, la contratación de un ingeniero de sistemas no es garantía absoluta de un desarrollo web que cumpla con los estándares de producción para el medio.

Paralelamente, se reconocen y establecen los flujos de información y comunicación entre los equipos de trabajo. El propósito es lograr una relación fluida, que permita una toma rápida de decisiones.

¡La selección del equipo de apoyo es una tarea crítica!

Por otra parte, están los recursos técnicos. Estos se entienden como todos los demás elementos necesarios para cumplir a cabalidad el proyecto: equipos de cómputo, aplicaciones de diseño y producción multimedia, equipo de grabación audiovisual, entre otros.

Es posible que algunas empresas agrupen el talento humano y los recursos técnicos en una misma dimensión. Esto obedece a prácticas y significados de cada organización. En e-Lexia.com cada uno tiene su lugar, sin desconocer la relación que existe entre ellos.

Al definir todo lo anterior, hacen presencia las primeras claridades sobre el tipo de mediaciones, las soluciones tecnológicas y los medios de interacción y transacción que se requieren en el sitio web.

Por último, estos tres elementos (talento humano, recursos técnicos y requerimientos) se ubican en un escenario cronológico, que da respuesta al «cuándo».

El diagrama de Gantt es un buen recurso para el logro de esta tarea.

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Etapa 4. Diseño y prototipado

Comienzan las actividades de comunicación, entendidas desde lo editorial y lo gráfico.

Dependiendo del proyecto, esta etapa busca claridades, diseños y resultados sobre:

• Oferta de contenidos.
• Canales de comunicación.
• Servicios de información, interacción y transacción.
• Arquitectura de la información.
• Interfaces de usuario.
• Flujos de navegación.

Aquí es necesaria la participación permanente de la empresa, pues el proyecto comienza a tomar forma.

Algunos documentos que sirven a esta etapa son:

• Direccionamiento estratégico de la empresa.
• Manual de identidad corporativa.
• Lineamientos comunicativos y editoriales.
• Plan para el manejo de crisis.
• Recomendaciones sobre relaciones públicas.
• Lineamientos tecnológicos: posibilidades y limitaciones.

Tanto comunicadores como diseñadores gráficos (y demás perfiles que participen) logran piezas del tipo sketch, mockup, wireframe y prototipos.

Durante el desarrollo de esta etapa son necesarias las evaluaciones y toma de decisiones, pues de ellas depende el desarrollo y la implementación tecnológica que continúa.

Etapa 5. Desarrollo e integración

El equipo de producción de contenidos y tecnología entran en escena, para dar forma y funcionamiento a los diseños logrados en la etapa anterior.

Sobre los contenidos, comienzan las fases de producción:

• Preproducción:
  • Investigación.
  • Clasificación y análisis.
  • Guionización.
• Producción:
  • Escritura de textos.
  • Capturas de fotografías y videos.
  • Producción de mediaciones gráficas y sonoras.
  • Diseño de campañas de expectativa y lanzamiento.
  • Configuración de canales para la publicación y distribución de contenidos.
• Posproducción:
  • Edición y montaje audiovisual.
  • Metadatos y microformatos.
  • Puesta a punto de canales para la publicación y distribución de mensajes.

En resumen, se logran las primeras historias que hacen parte de la estrategia digital. En otras palabras, es el «primer capítulo» del storytelling.

Por su parte, el equipo tecnológico -de acuerdo con la complejidad que plantea el briefing– comienza con:

• Diseño y escritura de aplicaciones y bases de datos.
• Configuración de los entornos de desarrollo y producción.
• Integración de soluciones de terceros.
• Puesta a punto de los sistemas de interacción y transacción requeridos.

El paso final, la integración, busca conectar los resultados de ambos equipos, es decir, que los sistemas de información se adapten a la lógica e intención de los contenidos.

Al respecto, en e-Lexia.com consideramos que la tecnología debe estar al servicio de los contenidos y no es situación contraria.

Por ejemplo, no genera sentido que las estrategias de enseñanza – aprendizaje en línea se limiten a las posibilidades tecnológicas. El reto está en llevar la tecnología hasta donde se plantean las necesidades y expectativas de formación.

Etapa 6. Pruebas de usuario y rendimiento

Porque el sitio web debe responder a las necesidades del mercado y no a una «moda pasajera», es importante verificar que los esfuerzos anteriores estén alineados con la experiencia de usuario.

Aquí llegan las valoraciones finales.

Y se menciona «finales» porque se espera que las etapas anteriores hayan estado acompañadas por auditorías y controles permanentes.

El punto es, no esperar hasta el final para realizar ajustes y tomar decisiones.

Asuntos como usabilidad, rendimiento, accesibilidad y SEO hacen parte de los instrumentos de valoración cualitativa y cuantitativa.

En e-Lexia.com hemos diseñado diferentes recursos que orientan esta etapa. Dos de ellos, que hemos liberado para la comunidad de aprendizaje de nuestra «Escuela Digital», son:

• Auditoría SEO, que acompaña la lectura de los datos y la información que entrega Google Search Console.
• Auditoría web, que agrupa más de 400 criterios de producción digital, en asuntos como navegabilidad, usabilidad, accesibilidad, interoperabilidad y rendimiento.

En el canal YouTube «Escuela Digital» puedes encontrar más videos sobre el tema.

En el canal YouTube «Escuela Digital» puedes encontrar más videos sobre el tema.

Etapa 7. Lanzamiento

El lanzamiento no se enmarca -únicamente- en el evento de relaciones públicas, donde el gerente de la empresa «hace presencia y corta la banda».

Sí que es posible realizar una actividad de socialización del nuevo recurso digital. Sin embargo, hay actividades previas a la misma.

El lanzamiento del sitio web, también, hace referencia a los esfuerzos en publicación y distribución de este y sus contenidos.

Por publicación se entiende la disponibilidad del material en una dirección electrónica pública e indexable, es decir, que tanto usuarios como motores de búsqueda puedan llegar hasta él.

Y la distribución se refiere a las tareas que buscan promocionar el recurso corporativo en otros canales. Esto es, contar la disponibilidad del sitio web en redes sociales, sitios web del sector o nicho, ronda de medios, entre otros.

Asimismo, es válido realizar una campaña de conocimiento, reconocimiento y apropiación del sitio web al interior de la empresa.

Por ejemplo, hace poco más de un año, entregamos el sitio web de la Fundación Pascual Bravo. Entre las tareas a realizar, nos llamó gratamente la atención el requerimiento de la directora general: presentar el sitio web a todo el equipo de colaboradores y directivos.

Lo anterior nos permitió obtener valiosa retroalimentación de quienes conocen la empresa y sus flujos de información. Prácticamente, fue una actividad extendida de la etapa de pruebas de usuario y rendimiento.

De igual manera, los equipos de trabajo se sintieron parte del proceso y terminaron apropiándose del sitio y compartiéndolo con los clientes y la comunidad que impacta la organización.

Etapa 8. Operación y mantenimiento

Por último, aunque no menos importante y breve, está la operación y el mantenimiento del sitio web.

Básicamente, son aquellas tareas que dan continuidad a la estrategia: investigación y producción de contenidos, ajustes al look&feel, actualización de los sistemas de información, entre otros.

Desde nuestra experiencia, son pocos los sitios que se diseñan para permanecer estáticos. Incluso, por temas de ciberseguridad, es necesario realizar una vigilancia constante sobre los servicios web disponibles.

A modo de conclusión

El diseño y la producción de sitios web es una tarea que, si se propone y requiere, exige claridad y responsabilid en diferentes ámbitos.

Esta no debe entenderse como un asunto «modo disciplinario». La creación de este tipo de recursos editorial exige la participación de varios perfiles, como comunicadores, bibliotecólogos, ingenieros de desarrollos, mercadólogos, diseñadores gráficos, entre otros.

¿Es posible realizar un sitio web con 20 dólares? Sí, es alcanzable. Pero hay que ser conscientes de las posibilidades que logra un presupuesto de este tipo.

También es posible lograr recursos de millones de dólares, situación que posiblemente en e-Lexia.com no seamos capaces de afrontar (hay que ser humildes y reconocer nuestras debilidades, para actuar conforme a ellas).

La invitación que propone este artículo es revisar, con lujo de detalles, las consideraciones de cada proyecto y, en la medida de lo posible, seguir un camino coherente, que busque el logro de los objetivos.

¿Cuál es el secreto de e-Lexia.com? Conversar.

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Por:
Juan Carlos Morales S.
Comunicador y educador
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