Guión para eventos. El minuto a minuto

Entre las múltiples competencias de un profesional en comunicaciones está la organización, ejecución y evaluación de eventos.

Lo anterior no es tarea sencilla, pues el profesional debe considerar diferentes miradas que van desde la imagen, la comunicación y el protocolo, pasando por asuntos logísticos, técnicos, tecnológicos, entre otros.

Por ende, pensar en un evento supone la conformación de un equipo multidisciplinario que dé respuesta a las múltiples variables.

Y es que pretender realizar un evento en solitario es, cuando menos, un asunto irresponsable. Sin embargo, hay conciencia de las realidades de muchos profesionales… pero las situaciones hay que llamarlas por su nombre.

Guía para eventos

Esta entrada propone un formato de guion para la realización de eventos, donde se identificarán y detallarán las actividades que van teniendo lugar a lo largo del acto.

Como si se tratase de una producción audiovisual, el objetivo del guion es orientar el diseño y acompañar la realización.

El documento se estructura en dos partes: identificación y planeación.

La primera parte especifica:

Tema: se indica la denominación del evento, que puede ser el nombre de la estrategia general o del evento secundario. A modo de ejemplo, el evento principal puede ser un seminario de Inteligencia Artificial, pero el tema (el evento en específico), “Chat GPT”.

Público: describe brevemente el grupo de personas que participarán como asistentes al evento. Esto sirve como orientación para el tono comunicativo que debe aplicarse.

Director: identifica el responsable del evento. Es la persona que lidera la situación y que tiene la capacidad de dar respuesta a todas y cada una de las situaciones.

Fechas: especifica el día y hora del evento. Este rango incluye las actividades previas y posteriores a la actividad principal.

Lugares: indica la localización donde tiene lugar el evento. De ser necesario, se especifica la dirección física o virtual.

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Por su parte, la zona de planeación propone la siguiente información sobre cada una de las actividades.

Hora: corresponde a la hora exacta de inicio de la actividad. De ser necesario, es posible anexar una nueva columna que especifique la hora de finalización. Sin embargo, la recomendación es tener el menor número de columnas, para facilitar la consulta del documento.

Duración: especifica la extensión de la actividad, expresada en minutos. Es preciso indicar la posibilidad de actividades simultáneas, por lo que es relevante tener claridad sobre la duración de cada una de ellas.

Actividad: identifica cada una de las actividades. Este dato debe ser lo suficientemente claro y descriptivo. Por ejemplo: registro de asistentes, primer descanso, bienvenida al evento, entrega de certificados.

Responsable: indica la persona responsable de la actividad en concreto. Ideal que sea una persona y no un equipo de trabajo.

Consideraciones: lista las recomendaciones, reglas, protocolos y demás elementos que se deben considerar al ejecutar la actividad.

Recursos: referencia de documentos, registros, herramientas o sistemas de información que se requieren para ejecutar la actividad.

Identidad: especifica las piezas gráficas, sonoras y audiovisuales que acompañan la realización de cada actividad y permiten que el evento sea identificado permanentemente. Ejemplo de ellos son las pantallas, los pendones y los avisos del tipo rompe tráfico.

Comentarios: espacio para anotar las demás consideraciones que tengan lugar.

Formato de guion para eventos

El documento está disponible en Google Drive, con permisos de lectura. A través del menú “Archivo” es posible realizar una copia, para poder editarlo posteriormente.

Guion para eventos

Conoce el formato de guion para eventos. El recurso está disponible en Google Drive, con acceso libre y gratuito, para ser utilizado inmediatamente sin necesidad de permisos previos.
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A modo de conclusión

De acuerdo con la complejidad del evento, es posible que este guion sea de utilidad o no. Lo importante es que este recurso orienta la planeación y ejecución del evento, sin dejar espacio para las sorpresas y la improvisación.

Es importante tomarse el tiempo de identificar, describir, imaginar, contrastar, validar y evaluar todas las posibilidades del evento. Una vez este inicia no hay marcha atrás.

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Por:
Juan Carlos Morales S.
Comunicador y educador
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