Aproximación a la definición de requisitos

El primer paso al iniciar un proyecto en comunicación digital (y de cualquier otro tipo) es identificar suficiente y oportunamente los requisitos, esto es, reconocer las expectativas y necesidades que se buscan suplir. Este ejercicio requiere la participación del cliente.

Una vez superada la tarea es más sencillo diseñar la propuesta técnica y económica (saber qué se va a hacer y cuál es el monto de la inversión) y el cronograma de trabajo. La intención es evitar amargas sorpresas en el futuro y evitar re-procesos.

En e-Lexia.com nos dimos a la tarea de construir un instrumento que sirve como acercamiento a la definición de requisitos. En este se abordan aspectos estratégicos, visuales, tecnológicos y comunicativos. Cada elemento está compuesto por una pregunta y una descripción.

Es preciso hacer hincapié en que este instrumento es un acercamiento. Los proyectos exigen más preguntas y, en ocasiones, son preguntas únicas, pues las realidades de las empresas distan mucho entre ellas. Es labor del gerente del proyecto identificar cuáles son estas nuevas preguntas.

Aquí está nuestra propuesta, con la esperanza de servir como punto de partida para estudiantes y emprendedores.

Introducción

¡Hola! Gracias por confiarnos su idea en comunicación digital.

El primer paso es poner en común las necesidades y expectativas de su proyecto. Esto permitirá diseñar una propuesta técnica y económica suficiente.

El siguiente formulario realiza una exploración por diferentes áreas del proyecto. De la suficiencia y claridad en sus respuestas dependerá la propuesta. A mayor claridad, menor re-proceso.

Si tiene alguna duda, puede comunicarse con nosotros.

Sobre el proyecto

• ¿Cuál es el objetivo general? (Qué busca lograr con el proyecto)
• ¿Qué medio o estrategia comunicativa espera crear? (En sus palabras, qué medio de comunicación o estrategia busca con el proyecto. Por ejemplo: “Quiero un sitio web donde mis clientes encuentren la información técnica de los productos que estamos ofreciendo”)
• ¿A qué público va dirigido? (Un buen proyecto comunicativo escribe a las personas indicadas, de ahí el interés de conocer los usuarios – clientes potenciales del proyecto. Describa su audiencia: quiénes son, qué hacen, qué expectativas tienen del proyecto, entre otros aspectos psico-demográficos)
• ¿Qué áreas de la empresa participan? (Es común que un proyecto digital convoque profesionales en comunicación, diseño gráfico, ingeniería, mercadeo, entre otros. ¿Quiénes y cuáles son los datos de contacto del equipo que tiene conocimiento, voz y voto sobre el proyecto? Esto con el propósito de establecer canales de comunicación)
• ¿Hace cuánto está pensando en el proyecto? (Desde cuándo está “sobre la mesa” el proyecto. Además, qué ideas se han abandonado, quizás alguna de ellas puede retomarse)
• ¿Existen avances existen a la fecha? (No hay que desconocer lo realizado. Es posible iniciar desde una versión posterior a la cero)

Sobre lo gráfico

• ¿Cuenta con manual de imagen corporativa? (Se deben respetar los lineamientos visuales de la marca y sus productos y servicios. El manual de imagen corporativa -o equivalente- agrega pautas para la construcción de las interfaces digitales)
• ¿Cómo se imagina la apariencia? (En caso de aplicar, describa cómo luce la interfaz gráfica del medio o recurso digital. Es posible apoyarse en proyectos ya existentes -benchmarking-. No se trata de copiar sino de reconocer las buenas prácticas y encontrar inspiración)
• ¿Desea utilizar plantillas de licencia comercial o libre? (En caso de aplicar. En la Web existe una amplia oferta de recursos libres que pueden favorecer el proyecto en tiempos y costos. Sin embargo, los comerciales son más robustos y dan soporte técnico. ¿Qué opción ha considerado?)

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Sobre lo tecnológico

• ¿Cuenta con hosting y dominio? (Si el proyecto estará disponible en la web es necesario contar con servicio de hosting y dominio. Si ya tiene un proveedor, especifique los detalles técnicos de los servicios y los datos de contacto del proveedor)
• ¿El proyecto requiere la implementación de un CMS? ¿Cuál? (La mayoría de los proyectos web están soportados por CMS. Estas son plataformas que facilitan la administración de contenidos. Las plataformas libres más conocidas son WordPress, Joomla y Drupal)
• ¿Qué otros desarrollos o aplicaciones se integran? (Un proyecto digital no es solo contenido. Existen sistemas de información, redes sociales y otros canales de comunicación que fortalecen su sistema. Mencione qué otros canales o sistemas hacen parte del proyecto)

Sobre los contenidos

• ¿Existe estructura de contenidos? (Describa cómo espera clasificar y presentar los contenidos en el medio o en el recurso. Utilice categorías y subcategorías que agrupen información similar. Tenga presente el mapa de un sitio web)
• ¿Qué tipo de contenidos presentará? (Los mensajes pueden clasificarse en tres categorías: informativos, formativos, de entretenimiento. ¿En cuál de ellas identifica los contenidos?)
• ¿Qué formatos espera utilizar en la presentación de contenidos? (El soporte digital permite la convergencia de medios, esto es, llevar los contenidos en texto, imagen, audio y video. Además, permite la construcción de discurso en hipertexto. Elija las opciones que apliquen)
• ¿Están producidos y optimizados los contenidos? (Describa a detalle qué contenidos ya están creados o el nivel de avance en la producción, teniendo presente la estructura de contenidos antes mencionada)

Notas finales

El documento finaliza presentando otros servicios que ofrece e-Lexia.com y que se relacionan con el tipo de proyecto.

Luego de finalizada la tarea, el cliente recibe un primer borrador de la propuesta técnica y económica. De aquí surgen nuevas preguntas (de parte y parte) que deben ser solucionadas, para continuar afinando el contrato.

¡Es indispensable no iniciar laborales hasta no tener todo claro!

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Por:
Juan Carlos Morales S.
Comunicador y educador
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