Google Drive como solución de teletrabajo en la academia

Hace unas semanas inicié mi maestría en Dirección y Producción de e-Learning, en la Universidad Galileo (Guatemala), con el firme propósito de conocer sobre la educación virtual y crear vínculos de amistad y trabajo con otros profesionales del continente.

Nota: Creo que los espacios académicos terminan siendo sitios sociales, con la ventaja que el tema que convoca es común y estratégico para quienes asisten libre y voluntariamente.

A la fecha he realizado algunas actividades que me han permitido «medirme el aceite» en el tema. Conocer que la educación virtual no es ni la mitad de lo que creí me llena de expectativas y entusiasmo por lo que puede ofrecer el programa y la relación con mis compañeros de clase y docentes. Y en ese mismo sentido, quiero compartir en mi Blog la expectativa y avances que voy logrando. Estamos en un escenario participativo, libre y de conocimiento ¿Por qué ocultar lo que realizo? Incluso, esto puede apoyar mi formación, pues la Red es mucho más poderosa que cualquier Universidad.

Aquí va pues mi primer trabajo.

Enunciado del ejercicio:

Como colaboradora en el departamento de Recursos Humanos de la empresa AgroExport y estudiante del último año de la licenciatura en una prestigiosa universidad, Isabel está entusiasmada con la nueva tarea que le han encomendado en su clase de “Desarrollo de competencias laborales”: hacer una investigación de cómo han logrado desarrollar competencias laborales en diferentes empresas. Esto implica hacer una entrevista a los directores de recursos humanos, directores de departamentos, colaboradores, para posteriormente hacer un análisis de la información y presentar sus conclusiones en un ensayo, haciendo énfasis en cuáles son las mejores prácticas, estrategias, dificultades, etc.

El ensayo debe estar debidamente fundamentado y hacer una investigación profunda, tomando en cuenta diferentes entornos laborales. Su escrito determinará su nota final del curso.

AgroExport es una compañía Internacional, con sedes en varios países de América y Europa. Isabel, ha solicitado directamente al Director Regional su autorización y apoyo para entrevistar a los directores de RRHH y obtener la información que necesita. La respuesta ha sido positiva y le han solicitado que también presente un informe a la Junta Directiva en cuanto su investigación termine.

Isabel tiene ante si tres retos:

1. La elaboración del cuestionario de preguntas que debe hacer para obtener la información que necesita. Para ello ha decidido trabajar con un grupo de compañeros de clase y la asesoría directa de la catedrática del curso. (Aquí el reto no es elaborar el cuestionario sino qué herramienta en la nube usar para realizar el trabajo en equipo, y para publicar el cuestionario)
2. ¿Cómo llevar a cabo las entrevistas si los entrevistados están en diferentes países? ¿Qué aspectos debe considerar de la herramienta que seleccione?
3. Cómo puede compartir con su catedrática el avance de su trabajo, inquietudes, conclusiones, etc., y que ésta pueda darle retroalimentación en línea?, ver el historial de avance etc. para finalmente escribir el ensayo para su clase y el informe ejecutivo para su empresa.

Introducción:

El curso “Tecnología de la Educación” de la Maestría en Dirección y Producción de e-Learning, de la Universidad Galileo (Guatemala) busca identificar, analizar, experimentar y apropiar servicios y herramientas tecnológicas que beneficien los procesos de enseñanza – aprendizaje, puntualmente en la educación virtual.

Entre sus actividades, el curso ha planteado un ejercicio académico que narra la situación de una estudiante (Isabel) quien debe realizar una investigación sobre el desarrollo de competencias laborales. Para ello debe contactar las áreas de talento humano de varias empresas (ubicadas en diferentes lugares) y aplicar un cuestionario.

El ejercicio de Isabel involucra actividades de trabajo colaborativo, teletrabajo y comunicación sincrónica y asincrónica con el asesor, sus compañeros de clase y los directivos y colaboradores de la empresa que decidieron aceptar su invitación.

A continuación se exponen algunas soluciones tecnológicas que apoyan la actividad de Isabel, permitiéndole optimizar el tiempo y costos que exige el trabajo.

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Propuesta:

Para dar solución a los retos que plantea la empresa AgroExport y las actividades académicas que debe desarrollar y presentar Isabel, se considera preciso y viable la utilización de algunos servicios Web que ofrece la empresa Google Corp., a través de su colección de aplicaciones Google Apps .

La justificación de Google como solución para los retos se fundamenta en las siguientes características de sus servicios: (Google)

• Seguridad de la información: El usuario es propietario de la información y puede controlar su uso. Además, Google ofrece diferentes acciones automáticas de seguridad, como auto-guardado, restauración de archivos eliminados, copia de seguridad descentralizada, entre otros.
• Disponibilidad de información: Google permite que sus usuarios puedan visualizar y editar los documentos sin necesidad de estar conectados permanente a Internet.
• Trabajo en equipo: Cada documento presente es la colección de aplicaciones de Google puede ser compartido con usuarios de un mismo dominio u un servicio externo. Esta características permite crear equipos y flujos de trabajo que superan las barreras de una organización.

De acuerdo a estas características, Isabel, a través de su cuenta de correo electrónico, puede integrar sus actividades académicas a la colección de aplicaciones de Google e invitar a sus compañeros de clase, asesora y el público objeto de investigación.

Para resolver el primero reto (cuestionario), Google permite la creación de documentos tipo formulario. Estos están soportados en un amigable asistente de edición que permite:

• Indicar un título de la encuesta;
• anexar una descripción (que puede ser un texto de presentación y orientación) sobre la actividad;
• anexar preguntas ilimitadas al documento;
• cada pregunta puede incluir una descripción;
• incluir respuesta de tipo:
  • Texto;
  • texto de párrafo;
  • test;
  • casillas de verificación;
  • elegir de una lista;
  • escala;
  • cuadrícula;
  • fecha y
  • hora.

Además, asociando el formulario a una hoja de cálculo (otro documento que permite Google), Isabel puede agregar a los compañeros de clase y al catedrático que ha sido asignado en calidad de asesor. Para ello, solo hace falta enviar invitaciones a sus correos electrónicos y definir los permisos sobre el documento, que pueden ser: ver o editar.

Para el segundo reto (entrevista) Isabel puede elegir dos opciones:

• Aplicar el cuestionario desde el mismo formulario de Google, aprovechando la opción de distribución de contenido. Para este caso, la acción la define Google como “Enviar formulario”, la cual permite compartir el documento vía: redes sociales (Google Plus, Facebook y Twitter), enlace directo o absoluto, código de inserción e invitaciones por correo electrónico.
• Utilizar un sistema de mensajería instantánea que le permita aplicar directamente el cuestionario.

En el segundo escenario, Skype se convierte en una posible solución, pues es una herramienta de comunicación en texto, voz y video sobre Internet (VoIP), la cual ofrece uso gratuito y comercial (Wikipedia, 2014). También, sin alejarnos de los servicios de Google, Hangout se convierte en una herramienta de comunicación pertinente.

Utilizando estas herramienta, Isabel puede realizar una comunicación sincrónica con los diferentes públicos objeto de investigación, obteniendo respuestas inmediatas y adaptando el cuestionario a las dinámicas del ejercicio investigativo en desarrollo.

Con ambas herramientas, Isabel puede llevar su investigación a cualquier escenario, sin importar las distancias físicas y temporales.

Por último, para la elaboración del ensayo (que servirá además como informe a la Junta Directiva), Isabel puede utilizar el servicio de Google para la creación de documentos. Aquí, similar a los formularios, Isabel puede invitar al asesor para revisar los avances del texto, conocer el historial del trabajo y comentar y anexar contenidos que favorezcan el ejercicio académico.

Una vez el documento esté finalizado, Isabel puede obtener una copia para Microsoft Word, Open Document, texto enriquecido, PDF, texto sin formato y página Web. Además, puede compartir el documento vía redes sociales, enlace directo o invitación por correo electrónico.

Conclusiones:

Las Tecnologías de Información y Comunicación – TIC han permitido descentralizar los espacios y dinámicas de trabajo académico y productivo, gracias a la disponibilidad de soluciones y herramientas que permiten la comunicación entre las personas, creando equipos de trabajo que no necesariamente comparten un lugar físico y horario.

Esta breve reflexión deja entrever una simple solución a problemas comunes en escenarios de enseñanza – aprendizaje tradicional, donde el docente y estudiante no logran “escapar” de las fronteras del aula de clase. Gracias a la conectividad, las barreras desaparecen y la vinculación del aula de clase con el mundo se convierte en algo necesario y cotidiano.

Aunque el ejercicio se concentra en las soluciones que ofrece Google Corp., la Red ofrece una extensa variedad de posibilidades de comunicación y trabajo en equipo. Un claro ejemplo son las redes sociales y comunidades virtuales que congregan millones de usuarios en un escenario virtual, vivo, participativo y en constante crecimiento.

Tutorial Google Drive

A propósito, comparto una colección de videos donde explico el uso de la herramienta.

En el canal YouTube «e-Lexia.com» puedes encontrar más videos sobre el tema.

Bibliografía:

• Google. (n.d.). Beneficios. Retrieved 16 de 02 de 2014 from Google Apps for Business: http://www.google.com/enterprise/apps/business/benefits.html
• Wikipedia. (6 de Febrero de 2014). Skype. Retrieved 16 de Febrero de 2014 from Wikipedia, la enciclopedia libre: http://es.wikipedia.org/wiki/Skype
• Núñez Noda, F. (2005). Guía de comunicación digital: hacia la autonomía en la distribución de mensajes en bits. Caracas, Venezuela: Universidad Católica Andrés Bello.

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Por:
Juan Carlos Morales S.
Comunicador y educador
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